DESIGN E MORE. S.A.
POL�TICA DE GEST�O DA PRIVACIDADE
1. �mbito
A Pol�tica de Gest�o da Privacidade apresenta os compromissos da Design e More, S.A. em rela��o � gest�o da privacidade de dados pessoais dos titulares, assim como para a conformidade para com o Regulamento Geral de Prote��o de Dados, identificado com sendo o REGULAMENTO (UE) 2016/679 DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO de 27 de abril de 2016.
Tendo em conta o invent�rio de dados pessoais que a Design e More, S.A. mantem atualizado, todos os dados que s�o considerados privados e/ou sens�veis s�o geridos de acordo com os requisitos do Regulamento Geral de Prote��o de Dados por forma a assegurar o cumprimento dos direitos dos respetivos titulares.
2. Confidencialidade e Privacidade dos Dados Pessoais
S�o considerados titulares de dados pessoais os clientes corporativos por contrato, clientes atrav�s de ferramentas Web, colaboradores internos e os fornecedores e prestadores de servi�os (subcontratantes).
Os dados pessoais e/ou sens�veis colocados � cust�dia da Design e More, S.A. s�o acedidos por colaboradores formalmente autorizados a realizar tais tarefas.
Os dados s�o utilizados apenas para as atividades que foram previamente autorizadas pelos titulares de dados pessoais atrav�s de consentimento previamente, informado e livre.
Assim, no enquadramento do compromisso de garantia de privacidade dos dados pessoais, � tamb�m assegurada a respetiva confidencialidade.
A garantia de confidencialidade � realizada atrav�s da celebra��o, com os colaboradores da Design e More, S.A., de acordos para prote��o de dados pessoais a que acedem e tratam no decurso das suas atividades profissionais.
3. Identifica��o do Respons�vel pelo Tratamento de Dados Pessoais
O respons�vel pelo tratamento de dados pessoais � a Design e More, S.A., com sede na Rua das Casas Queimadas, n� 567, 4415-439 Grij�, Vila Nova de Gaia, Portugal, com o n�mero �nico de matr�cula e pessoa coletiva 508 851 661.
4.Recolha, Processamento, Partilha e Reten��o de Dados Pessoais
4.1 Recolha de Dados Pessoais
4.1.1 Situa��es que n�o envolvem ferramentas Web
Os dados pessoais s�o recolhidos de forma direta, atrav�s das seguintes origens: preenchimento de formul�rios no site da Design e More, S.A., resposta a ofertas de emprego com partilha do Curriculum Vitae, preenchimento de formul�rios em papel, capta��o de imagem e v�deo, dados biom�tricos, E-mail ou telefone.
Os dados pessoais podem ainda ser recolhidos de forma indireta atrav�s da importa��o do conte�do do Curriculum Vitae para a plataforma interna de gest�o de candidatos.
N�o ser� executado qualquer outro m�todo de recolha indireta de dados pessoais.
A recolha de dados pessoais sens�veis s� ser� realizada para os casos estritamente necess�rios e justific�veis pela legisla��o em vigor, nomeadamente, e como exemplo, para o caso de medicina no trabalho.
4.1.2 Situa��es que envolvam ferramentas Web
Os dados pessoais s�o recolhidos diretamente atrav�s de ferramentas Web oficiais da Design e More, S.A., nomeadamente os Web Sites de compras �on line�, ou indiretamente atrav�s de ferramentas de �marketing automation� e publicidade �on line� de parceiros subcontratantes devidamente autorizados e em total cumprimento com a pol�tica de gest�o da privacidade da Design e More, S.A..
Ocorrem tamb�m recolhas indiretas atrav�s de parceiros subcontratantes referentes � coloca��o de encomendas, como s�o o caso da Amazon e Overcube.
A pol�tica de gest�o de cookies complementa este tema, apresentando as op��es de �opt-in� e �opt-out� que est�o dispon�veis no site oficial da Design e More, S.A..
O titular de dados pessoais poder� ainda realizar o �opt-out� de servi�os de publicidade �on line� nas ferramentas sociais da Design e More, S.A., nomeadamente o Facebook, Google Ads e Instagram.
A Design e More, S.A. assume que em caso algum, um formul�rio manual ou informatizado ter� op��es previamente preenchidas. Todas as alternativas s�o selecionadas pelo titular dos dados.
A recolha de dados pessoais ser� sempre minimizada para as atividades estritamente necess�rias ao interesse leg�timo comercial da Design e More, S.A..
4.2 Processamento de Dados Pessoais
Os dados pessoais autorizados pelos titulares ser�o utilizados pela Design e More, S.A. para o estrito objetivo de sustentar as suas atividades comerciais e as obriga��es legais decorrentes.
4.2.1 Situa��es que n�o envolvam ferramentas Web
Atividades inclu�das:
Justifica��o | Finalidade de Tratamento | Fundamenta��o |
Gest�o de Candidatos a Emprego | An�lise curricular e sele��o para entrevista | Gest�o do ciclo de vida da contrata��o de um colaborador |
Exporta��o de dados do Curriculum Vitae para plataforma interna de gest�o de candidatos | ||
Contacto com o candidato nas v�rias fases do processo | ||
Comunica��o dos dados ao candidato em caso de sele��o | ||
Conserva��o dos dados para pr�ximas oportunidades | ||
Contacto com o candidato para novas oportunidades e para atualiza��o de dados | ||
Gest�o de Recursos Humanos | Gest�o administrativa de recursos humanos Processamento de sal�rio | Gest�o operacional da �rea de suporte � organiza��o |
Cria��o do cart�o do colaborador e coloca��o no diret�rio de contactos e acessos da empresa | ||
Seguran�a F�sica | Controlo de acessos Capta��o de imagens de videovigil�ncia Registo de assiduidade | Controlo da seguran�a f�sica dos edif�cios |
Comunica��o Interna e Externa | Publica��o de not�cias, testemunhos, imagens e v�deos no website da empresa, newsletter interna e redes sociais | Promo��o da empresa e dos eventos em que participa |
Gest�o Comercial | Registo do cliente no ERP e ficha de cliente Registo e arquivo de propostas comerciais | Gest�o da rela��o comercial com o cliente |
Gest�o Financeira | Fatura��o e cobran�as Partilha de informa��o com o servi�o externo de contabilidade | Gest�o operacional da �rea de suporte |
Gest�o de Compras | Registo de fornecedor no ERP e ficha de fornecedor Consulta de contacto de fornecedor e registo de atividade | |
Assist�ncia T�cnica | Registo no ERP da assist�ncia t�cnica Marca��o do local de in�cio e final de trajeto dos t�cnicos para registo da dist�ncia percorrida | Gest�o operacional da �rea de suporte |
Gest�o de Sistemas de Informa��o | Gest�o das contas de sistemas de e-mail e servi�os conexos | Controlo de acessos |
Prepara��o de m�quinas para entrega ao colaborador Conserva��o de dados de colaborador para a finalidade anterior | Presta��o do servi�o ao colaborador | |
Consulta de contactos de parceiros | Gest�o da rela��o com os parceiros | |
Consulta e cust�dia de bases de dados de clientes | Presta��o do servi�o de manuten��o de software aplicacional |
N�o ser�o utilizados dados para efeitos de cria��o e utiliza��o de perfis de vendas ou indicadores de produtos, regi�es ou tend�ncias.
4.2.2 Situa��es que envolvam ferramentas Web
Atividades inclu�das:
Justifica��o | Finalidade de Tratamento | Fundamenta��o |
e-Commerce | Registo de utilizador na loja online ou marketplaces | Interesse leg�timo para presta��o de servi�o ao cliente Web |
Gest�o de encomendas online nos Web Sites | ||
Comunica��o com o utilizador/cliente nas v�rias fases do processo de encomenda | ||
Transfer�ncia de dados para fornecedores de log�stica e transporte de mercadorias | ||
Conserva��o dos dados dos clientes registados para novas compras | ||
Transfer�ncia de dados para plataforma de envio de newsletters promocionais de marketing digital | ||
Transfer�ncia de dados para publicidade online em redes sociais | ||
Servi�o de apoio ao cliente (�on line� ou por telefone) |
4.3 Partilha de Dados Pessoais
4.3.1 Situa��es que n�o envolvam ferramentas Web
A partilha de dados pessoais ser� feita, para os objetivos estritamente necess�rios e autorizados pelos titulares de dados pessoais, como suporte do desenvolvimento das atividades da Design e More, S.A., incluindo:
Destino da Partilha | Dados a Partilhar | Fundamenta��o |
Autoridades Legais Portuguesas | Nome, morada, n�mero de identifica��o fiscal, n�mero de utente da seguran�a social, data de admiss�o, n�mero cart�o de cidad�o | Inscri��o na seguran�a social. Comunica��o com a autoridade tribut�ria, aduaneira ou outras entidades legais. |
Autoridade de Controlo Portuguesa para a Prote��o de Dados Pessoais | Nome, morada, endere�o electr�nico, n�mero de telefone, n�mero cart�o de cidad�o | Comunica��o de reclama��es ou viola��es de privacidade Comunica��o com o EPD |
Medicina no Trabalho | Nome, data de nascimento, data de admiss�o, n�mero de utente da seguran�a social | Inscri��o no servi�o de Medicina no Trabalho Cria��o da ficha de aptid�o m�dica |
Seguradoras | Nome, n�mero de identifica��o fiscal, morada, data de nascimento, data de admiss�o | Inscri��o em ap�lices de seguros de acidentes de trabalho de colaboradores |
Entidades Banc�rias | Nome, n�mero internacional de conta banc�ria | Processamento de sal�rios e pagamento de despesas |
Prestador(es) de Servi�os de Contabilidade | Nome, n�mero de identifica��o fiscal, morada, n�mero cart�o de cidad�o | Cumprimento das obriga��es fiscais e gest�o da contabilidade da empresa |
Prestador(es) de Servi�os Jur�dicos | Nome, n�mero de identifica��o fiscal, morada, n�mero cart�o de cidad�o | Gest�o de conflitos Celebra��o de contratos |
Prestadores de Servi�os Inform�ticos | Nome, hist�rico profissional | Apresenta��o de candidatos para o servi�o de outsourcing |
Toda e qualquer necessidade adicional ser� alvo de um pedido complementar de consentimento informado aos respetivos titulares de dados pessoais.
Esta partilha de dados ser� integralmente realizada dentro da Uni�o Europeia.
Tendo em conta estes princ�pios, os dados pessoais podem assim ser transmitidos a subcontratantes, que, atrav�s da formaliza��o de um acordo espec�fico para cada caso, se comprometem a cumprir os controlos de seguran�a necess�rios em conformidade com as determina��es da pol�tica de gest�o da privacidade da Design e More, S.A.
4.3.2 Situa��es que envolvam ferramentas Web
A partilha de dados pessoais ser� feita apenas e s� com parceiros subcontratantes que subscreveram o acordo de gest�o da seguran�a destes dados em conformidade com as determina��es da pol�tica de gest�o da privacidade da Design e More, S.A.
Destino da Partilha | Dados a Partilhar | Fundamenta��o |
Marketing Automation | G�nero, idade e data de nascimento | Realiza��o de campanhas personalizadas para o cliente |
Envio de Newsletters e/ou SMS | Nome, endere�o eletr�nico, morada, data de nascimento, n�mero de telefone | Envio de not�cias, campanhas e ofertas personalizadas para o cliente |
Publicidade �On Line� | Endere�o eletr�nico | Publicidade Google Ads, Facebook e Instagram |
Log�stica e Entrega | Endere�o eletr�nico, nome, n�mero de telefone, morada de envio e de fatura��o, data de nascimento, m�todo de pagamento, n�mero de identifica��o fiscal | Necessidades operacionais na interliga��o com a Chronopost, CTT e DHL |
Pagamento �on line� | N�mero do cart�o banc�rio e refer�ncia multibanco (se aplic�vel) | Necessidades operacionais na interliga��o com a HiPay, Paypal e Klarna*. |
*Para oferecer os m�todos de pagamento da Klarna, no momento do pagamento, a Design e More, S.A. pode transmitir � Klarna durante o processo de compra os dados pessoais do cliente inclu�dos no formul�rio de contato e detalhes do pedido, para que Klarna possa avaliar se s�o cumpridos os requisitos para aceder ao m�todos de pagamento e para adaptar esses m�todos de pagamento ao perfil do cliente. Os dados pessoais s�o processados de acordo com as disposi��es da pol�tica de privacidade da Klarna.
Existe lugar � partilha de dados com subcontratantes formalmente autorizados para efeitos de marketing digital. Os dados pessoais envolvidos nestas partilhas est�o sujeitos ao consentimento por parte do respetivo titular, havendo em qualquer momento lugar � possibilidade de realizar �opt-out�.
Para os casos de segmenta��o de campanhas de marketing digital com parceiros subcontratantes intercontinentais estas partilhas podem dar origem a transfer�ncias de dados para fora da Uni�o Europeia.
Nestes casos, a Design e More, S.A. ter� o cuidado de implementar controlos de seguran�a apropriados a cada situa��o de risco identificada, assim como assegurar ao titular a garantia da execu��o incondicional dos seus direitos e todos os requisitos do Regulamento Geral de Prote��o de Dados.
4.4 Conserva��o de Dados Pessoais
A Design e More, S.A., para cada finalidade de tratamento apresentada, conserva os dados pessoais recolhidos, pelos prazos m�ximos indicados em seguida:
Objetivo da Conserva��o | Tempo de Reten��o | Fundamenta��o |
Documentos Legais | 10 Anos | Requisitos legais vigentes |
Dados relacionados com candidaturas a emprego | 5 Anos | |
Dados relacionados com recursos humanos | 1 Ano | |
Dados relacionados com medicina do trabalho | 5 Anos | |
Dados Biom�tricos | At� mudan�a de fun��es ou final do contrato | |
Videovigil�ncia | 1 M�s | |
Publica��es de comunica��o que contenham dados pessoais de colaboradores | At� final do contrato | Em fun��o das necessidades operacionais e da estrat�gia da organiza��o a n�vel de comunica��o |
Publica��es de comunica��o que contenham dados pessoais | 3 Anos | |
Dados relacionados com Encomendas de Clientes por Contrato | 3 Anos | Em fun��o das necessidades operacionais da organiza��o |
Dados relacionados com Encomendas de Clientes Web | 3 Anos | Em fun��o das necessidades operacionais da organiza��o |
Dados relacionados com Marketing e Publicidade | At� ser feito �opt-out� | Incluem cookies�, �newsletters� e envio de SMS |
Reclama��es e viola��es de privacidade | 5 Anos | Suporte de processos jur�dicos em caso de necessidade |
Registos e Evid�ncias de Auditoria | 5 Anos | Suporte de processos jur�dicos em caso de necessidade |
Por reten��o entende-se o armazenamento seguro de dados, em formato digital ou em papel, em recurso(s) sob responsabilidade da Design e More, S.A., assegurando as condi��es de longevidade e utiliza��o em fun��o do tempo definido.
5. Direitos dos Titulares
A Design e More, S.A. assegura que todos os titulares de dados ter�o condi��es de exercer os seus direitos, previstos e descritos no Regulamento Geral de Prote��o de Dados, tendo para este efeito sido nomeado um Encarregado de Prote��o de Dados (EPD).
O titular tem os seguintes direitos:
5.1. Direito a ser informado:
O titular tem direito a obter informa��o clara, transparente e compreens�vel sobre a forma como a Design e More, S.A. usa os seus dados pessoais. � com essa finalidade que a presente Pol�tica de Privacidade e de Cookies � disponibilizada.
5.2. Direito de acesso:
Em complemento ao direito de informa��o, o titular poder� aceder aos seus dados pessoais tratados e conservados pela Design e More, S.A.. Nestes casos, a Design e More, S.A. facultar-lhe-� uma c�pia dos dados pessoais que s�o objeto de tratamento.
5.3. Direito de retifica��o:
O titular tem direito de retificar os seus dados pessoais se os mesmos estiverem incorretos, desatualizados ou se pretender complet�-los. Para o fazer, poder� contactar a Design e More, S.A, ou, alternativamente, caso se tenha registado no website, dirigindo-se � sua ��rea de cliente�.
5.4. Direito de apagamento/direito a ser esquecido:
O titular pode solicitar � Design e More, S.A. que os seus dados sejam eliminados, n�o sendo este, no entanto, um direito absoluto, pois poder�o existir fundamentos legais ou outros interesses leg�timos para a reten��o dos seus dados pessoais.
A elimina��o dos dados pessoais � irrevers�vel, o que significa que n�o poder�o ser recuperados.
5.5. Direito de oposi��o, incluindo a marketing direto:
O titular pode eliminar a subscri��o da Newsletter Design e More, S.A. ou optar por ser removido de outras comunica��es diretas de marketing a qualquer momento, bem como opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais. O titular poder� remover-se diretamente da Newsletter clicando em �Remover�, alterar o consentimento de notifica��es via e-mail e/ou sms na sua �rea de cliente ou entrar em contacto com a Design e More, S.A. solicitando as altera��es pretendidas. Poder� igualmente opor-se, a qualquer momento, � elabora��o do seu perfil e utiliza��o dos seus dados para pesquisas de mercado ou outras a��es de publicidade.
5.6. Direito de, a qualquer momento, retirar o seu consentimento para o tratamento de dados:
O titular pode retirar o seu consentimento ao tratamento de dados quando o referido tratamento for baseado no seu consentimento. A retirada de consentimento n�o afeta a legalidade do tratamento baseado no consentimento antes da respetiva retirada.
5.7. Direito de apresentar uma queixa junto da entidade reguladora:
No caso de ser identificada uma viola��o de privacidade, o titular poder� comunicar por esta mesma via ou diretamente com a autoridade de controlo que selecionar.
Na sequ�ncia dos registos de reclama��o ou viola��o de privacidade, a Design e More, S.A. assegura a execu��o de um procedimento de comunica��o com o titular, informando-o atempadamente e de acordo com o estipulado pelo Regulamento Geral de Prote��o de Dados, em cada passo do tratamento da sua reclama��o, e no estrito cumprimento dos prazos e condi��es definidos pelo regulamento.
5.8. Direito � portabilidade dos dados:
O titular tem o direito de mover, copiar ou transferir os dados da nossa base de dados para outra.
5.9. Direito � limita��o do tratamento:
O titular tem direito a solicitar a restri��o do tratamento dos seus dados nas seguintes situa��es: se contestar a exatid�o dos dados, se o tratamento for il�cio e n�o quiser apagar os seus dados, mas apenas limit�-los, se os dados j� n�o forem necess�rios � Design e More, S.A., mas necess�rios ao cliente ou se tiver exercido o direito de oposi��o acima referido, durante o per�odo de tempo em que a Design e More, S.A. analisa se os seus motivos leg�timos para o tratamento prevalecem ou n�o sobre aquele direito.
Qualquer titular, para exercer os seus direitos e/ou apresentar qualquer quest�o relacionada com este tema, nomeadamente a apresenta��o de reclama��es, dever� colocar o seu pedido por escrito atrav�s do uso do endere�o de email dpo@xavqirzolune.info.
6. Fun��es e Responsabilidades
A gest�o de topo da Design e More, S.A. tem como fun��o assegurar que a Pol�tica de Gest�o da Privacidade est� alinhada com a estrat�gia da empresa, assim como garantir a sua melhoria cont�nua.
O Encarregado de Prote��o de Dados tem como fun��o assegurar a conformidade para com os requisitos do Regulamento Geral de Prote��o de Dados de uma forma cont�nua e sistem�tica, que todos os direitos dos titulares est�o a ser cumpridos e que s�o operacionalizados os controlos de seguran�a adequados para estes objetivos.
Todos os colaboradores da Design e More, S.A., assim como os seus subcontratantes, t�m a responsabilidade de cumprir e fazer cumprir os compromissos da Pol�tica de Gest�o da Privacidade.
7. Revis�o e Melhoria Cont�nua
A Pol�tica de Gest�o da Privacidade ser� revista anualmente, ou sempre que existirem altera��es significativas no invent�rio de dados pessoais e/ou nos suportes inform�ticos ou documentais que sustentam a garantia dos direitos dos titulares.
Cada revis�o dar� origem a uma nova vers�o da Pol�tica de Gest�o da Privacidade.
8. Divulga��o e Publica��o
A Pol�tica de Gest�o da Privacidade ser� divulgada a todos os titulares de dados pessoais que interagem com a Design e More, S.A. e estar� dispon�vel sempre que solicitada, uma vez que a informa��o que contem est� classificada como de acesso p�blico.
A Pol�tica de Gest�o da Privacidade est� dispon�vel no Website institucional, nas ferramentas na Internet de suporte ao neg�cio e tamb�m nas redes sociais onde a Design e More, S.A. tem presen�a.
